Por Perla Alderete, Antonella Llamas y José García de Zúñiga
Por medio de la Resolución N° 346 de fecha 21 de mayo de 2024 (la “Resolución”), el MTESS resolvió establecer el manual de procedimiento de inspección y fiscalización laboral que está como anexo de la Resolución (el “Manual”). Esta disposición deja sin efecto el procedimiento general anterior de inspección para el control de la legislación laboral, de seguridad social y de seguridad y salud ocupacional. Los puntos más relevantes del Manual son los siguientes:
- Disposiciones generales
Regula el procedimiento para la planificación y el desarrollo de la inspección y fiscalización del cumplimiento de las normas laborales, de seguridad social y de salud y seguridad ocupacional, así como la detección de las infracciones que conlleven la ulterior instrucción de un sumario administrativo; con la finalidad de formalizar el empleo no registrado y proteger y promover el empleo decente.
- Establecimiento de un Sistema de Turnos
La Dirección General de Inspección y Fiscalización de Trabajo (“DGIFT”) deberá implementar un sistema de turnos para la designación de inspectores de trabajo. Este sistema establecerá cobertura durante los fines de semana, días inhábiles y en horario nocturno, con el objetivo de atender casos urgentes que requieran una intervención inmediata.
- Inicio del Procedimiento de Inspección y Fiscalización
El procedimiento de inspección y fiscalización puede iniciarse de las siguientes formas:
- De oficio
- Por denuncias particulares: Estas pueden ser nominales o anónimas.
- Por denuncias gremiales o sindicales
- A petición de organismos o entidades públicas
- Por requerimiento fiscal o judicial
- Causales de Desestimación
Una denuncia, petición o requerimiento puede ser desestimado si:
- Los hechos no constituyen incumplimientos de normas laborales, de seguridad social, o de salud y seguridad ocupacional.
- Los hechos denunciados deben ser investigados por otra área del MTESS o por otra repartición estatal.
- La denuncia es una reiteración ya resuelta o en vía de resolución por el Ministerio.
- Existe cualquier otro motivo fundado para la desestimación.
La desestimación debe ser fundamentada y procederá el archivo sin formación de expediente.
- Procedimiento de Inspección
En caso de que se estime una denuncia, petición o requerimiento, dentro de los tres días hábiles, la DGIFT debe realizar los trámites necesarios para la emisión de la Orden de Inspección y Fiscalización (“OIF”). Esta orden de inspección deberá contener:
- Número de orden.
- Fecha de emisión.
- Datos de los inspectores designados y, en su caso, de otros funcionarios técnicos autorizados.
- Identificación concreta de la empresa.
- Normas laborales, de seguridad social y de salud y seguridad ocupacional cuyo cumplimiento será fiscalizado.
- Firma de la autoridad competente.
- Plazo de validez de Orden de Inspección y Fiscalización
La OIF tendrá un plazo de validez de 20 días hábiles computados desde su fecha de emisión. Una vez expirado el plazo se produce a la caducidad automática. En casos de que se produzca la caducidad, el DGIFT deberá fundar la razón por la que no se dio la inspección y solicitar una nueva orden.
- Plazos del Procedimiento de Inspección
El plazo del procedimiento de inspección no puede exceder 120 días corridos, contados desde el Acta de Visita hasta la emisión del Informe Final o el Acta de Infracción.
- Reglas para el Cómputo del Plazo
Para el cómputo del plazo establecido se aplicarán las siguientes reglas:
- Si la actuación se inicia mediante visita al centro de trabajo, el cómputo comenzará desde la fecha de la primera visita.
- Si la actuación se inicia por una orden judicial o a causa de una obstrucción en la primera visita, el cómputo empezará a partir de la fecha de la visita con dicha orden.
- Visita de Inspección y Fiscalización
Los inspectores, con la OIF, están autorizados a realizar inspecciones sin previa notificación, a cualquier hora, respetando siempre la inviolabilidad del domicilio. Al iniciar la visita, deben comunicar su presencia al empleador, presentar la OIF y su credencial, y entregar una copia simple de la OIF.
- Proceso de Inspección
- Ingreso: Contar visualmente a los trabajadores y solicitar planillas o extractos de relojes de marcación para verificar horarios y cantidad de trabajadores.
- Recorrido: Recorrer el establecimiento para observar las condiciones de trabajo y verificar lugares específicos.
- Entrevista: Identificar a los trabajadores y mantener entrevistas sobre las condiciones de trabajo, seguridad social y salud ocupacional.
- Medios de Prueba: Tomar fotografías, grabar videos, levantar croquis, obtener muestras de sustancias y materiales, y otros medios de prueba necesarios.
- Revisión Documental: Los inspectores solicitarán in situ al empleador, su representante o persona a cargo, la exhibición y copia de la documentación laboral, de seguridad social y de salud y seguridad ocupacional obligatoria. Si la empresa no dispone de estos documentos en el lugar de trabajo, los inspectores fijarán en el Acta de Visita una fecha y hora para la comparecencia en sede administrativa, que deberá ser dentro de los cinco días hábiles siguientes, para la presentación de los documentos originales y sus copias en formato físico o digital
- Incomparecencia o la no acreditación debida de documentos
La incomparecencia del empleador o su representante debidamente acreditado a la audiencia en sede administrativa fijada en esta etapa, así como la falta de presentación de la documentación requerida durante la visita, supondrán la presunción de incumplimientos de la normativa laboral vigente y se labrará Acta de Infracción, específicamente con respecto a la documentación que no haya sido exhibida y agregadas las copias respectivas.
- Suspensión total o parcial de las actividades laborales
Si durante el transcurso de la visita se detectara que algún incumplimiento de la normativa sobre seguridad y salud en el trabajo implique, a juicio de los inspectores, un riesgo grave e inminente para la seguridad y la salud de los trabajadores, labrarán Acta suspensión total o parcial de las actividades laborales en el local de la firma inspeccionada, hasta tanto sean adoptadas las medidas de prevención o protección adecuadas. La suspensión no exime a la empresa del pago de los salarios a los trabajadores.
- Plazo de suspensión
La resolución que disponga la suspensión total o parcial de las actividades laborales establecerá el plazo dentro del cual deberán tomarse las medidas pertinentes, el cual no podrá ser superior a 30 (treinta) días corridos. En la misma se hará referencia a los riesgos y las medidas a ser adoptadas, con base en la normativa aplicable. Esta resolución será notificada a la empresa en formato físico o digital dentro de las 48 (cuarenta y ocho horas) horas de haber sido emitida.
- Levantamiento de la Suspensión de Actividades Laborales
Transcurrido el plazo previsto en la resolución de clausura temporal, o antes si el empleador alegara haber adoptado las medidas adecuadas de prevención o protección, los inspectores designados en la Orden de Inspección y Fiscalización verificarán la implementación de estas medidas en el local respectivo. Tras la verificación, labrarán un acta de constitución y enviarán un informe al Director General de Inspección y Fiscalización de Trabajo o al Director de Fiscalización Laboral, Salud y Seguridad Ocupacional, dentro de las 48 horas siguientes.
En caso de constatarse la adopción de las medidas necesarias, el Viceministro de Trabajo comunicará a la Máxima Autoridad del MTESS para que dicte la resolución correspondiente, disponiendo el levantamiento de la medida de suspensión.
Si no se verificara la adopción de las medidas adecuadas, se dictará una resolución que prorrogue la suspensión hasta que se subsane la situación.
- Actas de Visita y Requerimiento de Subsanación
Al finalizar la visita, los inspectores deben labrar por duplicado el Acta de Visita, entregando un ejemplar al empleador o su representante. Antes de abandonar el lugar de trabajo, los inspectores procederán a la lectura a viva voz del contenido del Acta de Visita en presencia del empleador, su representante o persona a cargo, y un representante de los trabajadores si existe un sindicato o comité de trabajadores. Se invitará al empleador a firmar el acta; en caso de negativa, se dejará constancia sin afectar la validez del acta.
Si se verifican irregularidades, se labrará un Acta de Requerimiento de Subsanación especificando las deficiencias observadas y los requerimientos efectuados. Si la irregularidad detectada es la falta de inscripción al seguro social, el inspector podrá requerir inmediatamente que se libre oficio al Instituto de Previsión Social para registrar a los trabajadores de oficio.
- Constatación del Cumplimiento de los Requerimientos de Subsanación
Transcurrido el plazo para la subsanación de deficiencias, se constatará in situ el cumplimiento y se verificarán las documentaciones respaldatorias correspondientes. En caso de incumplimiento, se labrará Acta de Infracción y se procederá a comunicar al Director General de Inspección y Fiscalización de Trabajo para los trámites respectivos para la suspensión temporal de actividades laborales si es necesario.
- Conclusión del Procedimiento de Inspección
Una vez concluidas todas las actuaciones inspectoras, los inspectores deben finalizar el procedimiento con un Informe Final de Inspección o un Acta de Infracción dentro de 15 días hábiles desde la última actuación practicada.
- Informe Final de Inspección: Se eleva si no se detectan irregularidades o no se pueden determinar los hechos que motivaron la emisión de la OIF.
- Acta de Infracción: Se labra si se detectan irregularidades en la presentación de documentos o incomparecencia del empleador. Se remitirá el expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del Viceministerio de Trabajo para el dictamen respectivo y posterior instrucción del sumario administrativo.
Este contenido tiene únicamente fines informativos generales y no debe ser considerado como asesoría legal puntual. Si precisa asesoramiento específico no dude en contactarnos.
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