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O tratamento de informações confidenciais dentro das empresas | Montaury Pimenta, Machado & Vieira de Mello

Por Eduardo Machado

Com o aumento na rotatividade de funcionários dentro das empresas, não é incomum ocorrer o desligamento de um profissional de nível sênior que, quando empregado tinha acesso a uma série de informações de natureza confidencial da Contratante.

Assim, fica a dúvida sobre quais são as medidas que os empregadores podem adotar para reduzir esse tipo de risco que, em última análise, compromete a lucratividade do negócio?

A resposta a essa pergunta passa pela análise de uma série de fatos ligados não somente às características da própria informação, como também a função desempenhada pelo profissional que teve acesso a ela.

Em primeiro lugar é necessário entender a natureza da informação a ser protegida.

Ela pode ser um segredo de negócio, desenvolvido exclusivamente pelo empregador e que, se revelado a um competidor ou mesmo ao público em geral poderia causar significante prejuízo a seu titular.

Essa informação também pode ser um tipo de know-how técnico que, uma vez assimilado pelo profissional passa a ser parte integrante de suas habilidades técnicas para o desenvolvimento daquele trabalho específico.

E, por fim, a informação também pode ter natureza trivial, já presente no estado da técnica e, portanto, sem maior repercussão na vida empresarial do empregador.

Para cada umas das três hipóteses acima, aplica-se um grau diferente de proteção.

Como esperado, grande parte da discussão versa sobre ser ou não ser, a informação em disputa, um segredo de negócio desenvolvido exclusivamente pela empresa contratante ou um conhecimento técnico adquirido no curso do trabalho do empregado.

Determinados esses parâmetros, podemos identificar as formas pelas quais o empregador consegue deter algum tipo de controle sobre a disseminação de informações que considera crucial para seu negócio.

A primeira e mais corriqueira forma de proteção é através da inclusão de limites de confidencialidade dentro do contrato de trabalho do profissional.

Nesse caso, o contrato precisa trazer redação específica e clara a respeito das informações que o funcionário irá receber durante a execução de seu trabalho que possuem características de segredo de negócio e que, por isso, devem ser mantidas em confidencialidade tanto durante como após o término do vínculo empregatício.

Em outros casos é vantajoso identificar como confidencial a informação que está sendo entregue aos funcionários, de modo a fortalecer a cultura dentro da própria empresa a respeito da forma como a divulgação de informações deve ser tratada.

Ainda nesse ponto, a realização de auditorias contribui para a determinação de quais informações devem ser tratadas como confidenciais e se as medidas até então implementadas estão surtindo o efeito desejado.

A utilização de meios digitais para o controle e restrição de uso de informações confidenciais também vem sendo aprimorado dia a dia.

Um exemplo desse avanço tecnológico é a implantação de chaves de controle e logins específicos para bloquear acessos não autorizados.

De qualquer forma, para todas as circunstâncias acima descritas, uma reação rápida e cirúrgica em casos nos quais informações confidenciais estão sendo divulgadas sem autorização de seu titular, é medida absolutamente necessária para impedir a continuação dessa prática que, como mencionado, pode comprometer a saúde financeira da empresa empregadora.

Por fim fica uma dica que, na verdade, deveria ter sido a primeira: Sempre consultar um profissional especializado nessa área.

Ao decidir que as informações confidenciais devem ser protegidas contra qualquer forma de divulgação não autorizada, as empresas estarão embarcando num projeto que irá, em ultima análise, mudar a cultura de gestão de informações e documentos, de modo que é de todo recomendável que um profissional versado nesse assunto possa acompanhar a implantação desse processo.